线上会议|线上会议策划|线上会议筹备方案15210600582
2021-11-30
疫情加速了会议、活动的线上化进程。线上会议筹备周期短、成本低、传播性好、不受时间空间制约、能更完整地获取客户行为数据、形成营销闭环等优势，疫情之后更多企业、组织将线上作为一种常态选择。
1、 技术准备：选择合适的平台
如雨后春笋般出现的各种在线会议平台，为线上会议的召开提供了强有力的技术保障。面对众多平台，有商用直播平台、社群分享直播平台、视频会议系统以及电商直播平台，主办方该如何选择？我们认为，主办方需综合考虑会议的内容、流程、规模、受众等因素做出选择，比如会议是简单的直播场景？还是线上+线下双线并行？是否需要所有参与者在线讨论？是否需要内容录播？是否需要同传字幕？综合考量选择合适平台。
2 、组织准备：详细的活动计划
与线下会议的组织类似，主办方需要制定详细的计划，确定会议主题、召开时间、内容策划、宣传物料设计、报名流程设计、嘉宾邀请、宣传计划、直播间搭建、嘉宾软件培训等。在筹备线上会议时，要充分考虑到线上会议在组织形式、参与体验等方面与线下会议的差异。比如一场为期2-3天的线下会议搬到线上举办时，是否变为多次的、短时间的、持续性的系列线上研讨会效果更好？此外，主办方初次举办线上会议时需要重点关注直播间搭建、嘉宾软件培训等问题。
3、 宣传预热：为会议带来更多的流量
如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与？在宣传预热阶段，主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入，以确保会议获得足够的关注。
（1）搭建会议宣传的全媒体矩阵，主办方可以考虑组建：会议微网站、小程序、电子海报、H5页面、电子邀请函、会议专题页、微信图文、官网等。
（2）选择合适的宣传渠道，如：EDM、短信、微信、朋友圈海报、社群推广、渠道码海报、媒体合作、SEO/SEM等。线上会议解决了跨时间、跨空间传递信息的问题，然而面对参会者希望通过会议实现“社交”的需求，表现的有些无力。主办方可以考虑建立微信群、LinkedIn组等会议虚拟社群，让参与者能够在会议结束后继续沟通、协作，以弥补线上会议的“社交”缺憾。
（3）流量导入，主办方可以通过激活历史数据、导入外部流量、邀请自带流量的“垂直网红”等多种方式，进一步扩大会议的影响力。
4 、模拟预演：会议成功的必要保障
线上会议是基于软件、技术工具应用搭建的虚拟场景，会议的顺畅进行有赖于网络、系统、硬件设施的稳定性。会前，组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人进行预演、熟悉线上会议软硬件环境是非常必要的。此外，保证参与者从获取会议信息、报名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。
5、 会议当天：0容错的临门一脚
测试、测试、再测试！会议当天提前进行主持人、嘉宾、观众等多角色的测试，确保手机端、电脑端、相关设备、网络环境没有故障，再次确认导演组、氛围组、答疑组等所有工作人员任务，保证嘉宾准时上线直播，参会者准时、无障碍的参与会议。
6、 应急预案：从容应对突发状况的PLAN B
和所有线下会议一样，线上会议也需要应急预案，如果在最后时刻某位演讲嘉宾突然取消演讲该怎么办？会议进行中突然平台出现故障如何应对？嘉宾掉线、观众掉线如何尽快解决？ 做好最充分的准备，以确保发生任何状况都能从容应对。
组织一场成功的线上会议，需要系统化的思考、计划与实施。数字化能力是组织未来必备的重要能力之一。
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